PRÄAMBEL
Wir sind uns unserer Rolle als verantwortlich handelndes Mitglied der Gesellschaft und damit unserer Verantwortung gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bewusst. Diese Verantwortung wollen wir tragen. Deshalb bekennen wir uns zu Verhaltensgrundsätzen die sich stringent aus diesem Bewusstsein ableiten lassen. Die Grundsätze bilden den Rahmen für unser unternehmerisches wie auch für unser gesellschaftliches Handeln. Das Handeln der Geschäftsführung unserer Gesellschaft sowie unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist bestimmt von den Prinzipien Eigenverantwortung, Aufrichtigkeit, Loyalität sowie den Respekt gegenüber den Mitmenschen und der Umwelt. Für die Einhaltung dieser Prinzipien trägt die Führung eine besondere Verantwortung. Gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern strebt die Geschäftsführung nach unternehmerischem Erfolg. Gemäß unseren mittelständischen Prinzipien wollen wir aus unserem wirtschaftlichen Handeln eine Rendite erwirtschaften, die nachhaltig ist und unseren unternehmerischen Möglichkeiten entspricht. Wir wollen unsere über die Jahre erarbeiteten Stärken und Wettbewerbsvorsprünge pflegen und unsere Ansprüche an Qualität und Leistung zu jeder Zeit am Bestmöglichen messen. Auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft für unsere Gesellschaft setzen wir auf: eine verantwortlich und vorbildlich handelnde Geschäftsführung, das Können, die Kraft und den Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, verlässliche gesellschaftliche und politische Rahmenbedingungen, und die Möglichkeiten des wissenschaftlich-technischen Fortschritts. Dieser Verhaltenskodex soll alle Mitglieder unserer Gesellschaft dazu ermutigen, verantwortlich und eigenverantwortlich zu handeln. Die nachfolgenden Ausführungen dienen ihnen dabei zur Orientierung.
GELTUNGSBEREICH UND PRINZIPIEN
Der Verhaltenskodex gilt für unsere Gesellschaft inklusive aller Gesellschaftsteile. Ggfs. bestehende ausländische Tochtergesellschaften können bei der Umsetzung des Verhaltenskodex nationalen Besonderheiten Rechnung tragen, sofern diese die Geltung der Grundprinzipien unseres Unternehmens nicht beeinträchtigen. Durch ihr Handeln will unsere Gesellschaft auf eine weitere Verbreitung der im Verhaltenskodex aufgestellten Grundsätze hinwirken. Unternehmen, die mit unserer Gesellschaft in einer geschäftlichen Beziehung stehen, werden ermutigt, sich freiwillig an die Regeln des Verhaltenskodex zu halten. Der Verhaltenskodex ist die Basis für weitere betriebliche Regelungen, die sowohl branchen- als auch landestypische Besonderheiten berücksichtigen können, solange diese den hier niedergelegten Grundsätzen entsprechen. Er erstreckt sich auf dienstliche Belange in der Gesellschaft und auf sämtliche Bereiche, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Repräsentanten unseres Unternehmens wahrgenommen werden. Die Geschäftsführung und alle sonstigen Führungskräfte stehen hinsichtlich der Beachtung des Verhaltenskodex in einer Vorbildfunktion. Sie sind gehalten, auf seine Einhaltung in ihrem Verantwortungsbereich hinzuwirken. Verstöße gegen den Verhaltenskodex werden nicht akzeptiert. Bei der Bewertung des Verhaltens der Führung und sonstiger Führungskräfte gelten besonders strenge Maßstäbe.
GESETZESKONFORMES VERHALTEN ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE
Integrität bestimmt unser Handeln. Die Beachtung von Gesetz und Recht ist für unsere Gesellschaft oberstes Gebot. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat die gesetzlichen Vorschriften zu beachten, die für seine bzw. ihre Tätigkeit von Bedeutung sind. Dies gilt für jede Rechtsordnung, in deren Rahmen er oder sie tätig wird. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat sich eigenverantwortlich darüber zu informieren, welche Rechtsvorschriften im Rahmen seiner bzw. ihrer Tätigkeit zu beachten sind. Abgesehen davon wird unsere Gesellschaft selbst alles Erforderliche tun, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die sie betreffenden Regelungen zu unterrichten und sie in ihrer Beachtung zu unterweisen. Der Rahmen für unternehmerisches Handeln wird nicht nur durch internationales oder staatliches Recht gebildet, sondern auch durch eine Vielzahl von gesellschaftlichen, kulturellen und sozialen Regeln. Unsere Gesellschaft bezieht auch diese häufig ungeschriebenen Regelungen in ihre Entscheidungs- und Abwägungsprozesse ein und ist bestrebt, im Einklang mit ihnen zu handeln.
GESELLSCHAFTSINFORMATIONEN
Die Entwicklungen in unserer Gesellschaft sind in gewisser Weise auch von öffentlichem Interesse. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ein Interesse an den wesentlichen Entwicklungen in der Gesellschaft. Deshalb stellen wir internen und externen Zielgruppen aus unterschiedlichem Anlass Informationen zur Verfügung. Diesen Informationsansprüchen wollen wir als Gesellschaft jederzeit in angemessener Form nachkommen. Unsere Gesellschaft bekennt sich dabei zu einer korrekten und wahrheitsgemäßen Berichterstattung, insbesondere: gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, gegenüber den Geschäftspartnern und gegenüber der Öffentlichkeit.
AUSSENBEZIEHUNGEN ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE
Unsere Gesellschaft tätigt ihre Geschäfte mit rechtlich und ethisch einwandfreien Mitteln. Diese Erwartung stellt die Geschäftsführung an jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter. Auf die Einhaltung des Grundsatzes des rechtlich und ethisch einwandfreien Verhaltens besteht unsere Gesellschaft auch bei ihren Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden. Die privaten Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Interessen der Gesellschaft sind strikt voneinander zu trennen. Ein Interessenkonflikt tritt auf, wenn die Privatinteressen in irgendeiner Weise mit den Interessen der Gesellschaft kollidieren oder wenn auch nur ein solcher Anschein erweckt wird.
ZUWENDUNGEN
Monetäre Zuwendungen von Dritten darf eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter weder fordern oder entgegennehmen, noch anbieten oder gewähren. Dies gilt ohne Ausnahme und insbesondere gegenüber Amtsträgern, auch solchen ausländischer Staaten oder internationaler Organisationen. Andere Arten von Zuwendungen von Lieferanten, Kunden oder sonstigen Geschäftspartnern dürfen nicht gefordert werden. Entgegengenommen werden dürfen derartige Zuwendungen – Gelegenheitsgeschenke, Bewirtungen oder sonstige Zuwendungen – nur im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten und soweit diese nicht unternehmerische Entscheidungen zu beeinflussen vermögen. Gewährt werden dürfen derartige Zuwendungen nur im Rahmen geschäftsüblicher Geschäftspartnerbindung, solange darin keine unangemessene Einflussnahme gesehen werden kann.
VERHALTEN GEGENÜBER KUNDEN
Unsere Gesellschaft bietet ihren Kunden eine breite Palette von Produkten und Dienstleistungen. Leitend ist dabei das Bestreben, die Bedürfnisse der Kunden durch passende und effiziente Lösungen zu erfüllen. Dazu gehören die ständige Überprüfung des Leistungsportfolios und seine vorausschauende Anpassung an neue Marktanforderungen. Unsere Gesellschaft bemüht sich, eine faire Behandlung aller Kunden sicherzustellen.
VERHALTEN GEGENÜBER DEN EIGENTÜMERN
Unsere Gesellschaft betrachtet ihr Kapital als Voraussetzung und wesentliche Grundlage für ihr unternehmerisches Handeln. Die Bewahrung der Unternehmenswerte und das Erzielen einer marktgerechten Rendite sowie Transparenz und Verantwortung gegenüber dem Eigentümer sind somit wesentliche Ziele unserer Gesellschaft.
VERHALTEN GEGENÜBER LIEFERANTEN
In den Beziehungen zu Lieferanten achten wir auf die Einhaltung der Regelungen des Verhaltenskodex. Wir halten keine geschäftlichen Beziehungen zu Lieferanten, von denen öffentlich bekannt ist, dass sie grundlegenden Prinzipien unseres Kodex widersprechen.
VERHALTEN GEGENÜBER BERATERN
Beraterverträge schließen wir nur mit Personen oder Gesellschaften, die durch ihre Qualifikation nachvollziehbar zur Entwicklung unserer Gesellschaft beitragen können. Die Höhe der Vergütung muss in einem angemessenen Verhältnis zum Wert der erbrachten Leistung und zur persönlichen Qualifikation des Beraters stehen. Die Einschaltung von Vermittlern, Agenten und Beratern (nachfolgend einheitlich „Vermittler“ genannt) ist in vielen Ländern ein wesentliches und unumgängliches Mittel für einen erfolgreichen Marktauftritt. Andererseits kann die Einschaltung derartiger Dritter als Gestaltungsmittel zur Verschleierung von illegalen Zahlungen und zur Umgehung des Korruptionsverbots genutzt werden. Beim Abschluss von Verträgen mit Vermittlern ist bereits der bloße Eindruck eines Missbrauchs zu vermeiden. Bei der Auswahl und Beauftragung von Vermittlern sind die nachfolgenden Grundsätze zu beachten: Vermittlerverträge werden nur mit Personen oder Gesellschaften abgeschlossen, die durch ihre Qualifikation nachvollziehbar zur Entwicklung konkreter Projekte beitragen können. Vermittlerverträge bedürfen der Schriftform und haben die vereinbarten Leistungen detailliert zu beschreiben. Die Höhe der Vergütung muss in einem angemessenen Verhältnis zum Wert der Leistung stehen. Zahlungen an Vermittler erfolgen bargeldlos und grundsätzlich erst nach der Erbringung der vereinbarten (Teil-) Leistungen.
VERHALTEN GEGENÜBER DER ÖFFENTLICHKEIT
Sämtliche Mitteilungen unserer Gesellschaft erfolgen vollständig, sachlich, inhaltlich korrekt und verständlich sowie zeitnah. Unsere Gesellschaft respektiert die professionelle Unabhängigkeit von Journalisten und Medien. Wir zahlen daher nicht für redaktionelle Beiträge. Nur autorisierte Personen sind befugt, Informationen, die unsere Gesellschaft oder ggfs. bestehende Tochtergesellschaften betreffen, an die Öffentlichkeit, an Medien oder andere Dritte weiterzugeben.
VERHALTEN GEGENÜBER DER POLITIK
Unsere Gesellschaft verhält sich parteipolitisch neutral und gibt keine Spenden an politische Parteien sowie an Organisationen oder Stiftungen, die in einer engen Beziehung zu politischen Parteien stehen. Wir beschäftigen keine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die hauptberuflich öffentliche Ämter ausüben oder hauptberuflich öffentliche Mandate innehaben. Mit Vertretern dieses Personenkreises schließen wir auch keine Beraterverträge oder ähnliche entgeltliche Vereinbarungen ab. Gleichwohl erkennt unsere Gesellschaft ihre Mitverantwortung für die Entwicklung des Gemeinwohls ausdrücklich an. Deshalb begrüßen wir ein staatsbürgerliches, politisch-demokratisches und gesellschaftliches – insbesondere ein caritatives und soziales – Engagement unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich in diesem Rahmen engagieren, handeln als Privatpersonen. Unsere Gesellschaft verfolgt keinerlei Gesellschaftsinteressen, sofern ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den beschriebenen Zusammenhängen tätig werden.
BEKENNTNIS ZUR GESELLSCHAFTLICHEN VERANTWORTUNG
Die Wahrnehmung von Verantwortung gegenüber Gesellschaft und Umwelt ist ein wesentlicher Faktor für den nachhaltigen Erfolg unserer Gesellschaft. Mit ihren Produkten und Dienstleistungen, ihren Investitionen und durch ihre Rolle als Arbeitgeber erfüllt unsere Gesellschaft eine strukturell und gesamtwirtschaftlich essentielle Aufgabe. Sie agiert verantwortungsbewusst auf internationaler, nationaler, regionaler und lokaler Ebene und als lebendiger Teil der jeweiligen Gemeinschaften. Unsere Gesellschaft sieht sich in einer besonderen Verantwortung, gesellschaftliche Entwicklungen vor allem auf regionaler und lokaler Ebene zu fördern – sei es durch die Bereitstellung von Ausbildungsplätzen über den eigenen Bedarf hinaus, durch Initiativen vor allem im sozialen, ökologischen und kulturellen Bereich, durch das freiwillige Engagement unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder durch sonstige geeignete Maßnahmen. Unsere Gesellschaft begrüßt vor diesem Hintergrund das gesellschaftliche Engagement ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sofern dies unter den jeweiligen Umständen angemessen erscheint und eine Kollision mit den betrieblichen Belangen ausgeschlossen ist.
SPONSORING UND INITIATIVEN ZUR FÖRDERUNG DES GEMEINWOHLS
Unsere Gesellschaft betrachtet das Sponsoring und Initiativen zur Entwicklung von Regionen und lokalen Gemeinschaften als wichtige Instrumente zur Wahrnehmung gesellschaftlicher Verantwortung. Im Kern geht es dabei um eine inhaltliche und finanzielle Unterstützung von Gemeinwohlbelangen, die grundsätzlich auf Öffentlichkeit angelegt sind. Sponsoring darf nicht mit der Erwartung einer Gegenleistung verbunden sein.
INNENBEZIEHUNGEN ARBEITS- UND ANLAGENSICHERHEIT, GESUNDHEITSSCHUTZ
Unsere Gesellschaft arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung der Arbeits- und Anlagensicherheit und des Gesundheitsschutzes. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist für den Schutz von Mensch und Umwelt in seinem Arbeitsumfeld mitverantwortlich. Alle entsprechenden Gesetze und Vorschriften sind einzuhalten. Jede Führungskraft ist verpflichtet, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Wahrnehmung dieser Verantwortung zu unterweisen und zu unterstützen. Im Fall von Verstößen oder Unfällen ist unverzüglich Meldung an die verantwortlichen Stellen zu erstatten.
CHANCENGLEICHHEIT UND RESPEKTVOLLES MITEINANDER
Wir achten die Würde und die Persönlichkeit jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters. Der Umgang miteinander ist geprägt von gegenseitigem Respekt, Fairness, Teamgeist, Professionalität und Offenheit. Die Führungskräfte nehmen eine Vorbildrolle wahr und bewähren sich besonders in Konfliktsituationen als kompetente Ansprechpartner. Wir fördern in der Gesellschaft Chancengleichheit und Vielfalt. Beides gilt uns als unverzichtbare Voraussetzung für eine hohe Reputation und unternehmerischen Erfolg. Kein Mitarbeiter oder Bewerber wird aufgrund seines Geschlechts, seiner Rasse, Nationalität, seines Alters, seiner Religion, sexuellen Orientierung oder wegen einer Behinderung benachteiligt. Über die Auswahl, Ausbildung und Förderung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird ausschließlich nach tätigkeitsbezogenen Kriterien entschieden. Hervorragende Leistungen sind Voraussetzungen für unternehmerischen Erfolg. Daher fördern wir in der Gesellschaft solche Talente besonders, die sowohl durch ihre Fachkompetenz als auch durch ihre sozialen Fähigkeiten zum nachhaltigen Erfolg der Gesellschaft beitragen. Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung an und ermutigen sie, solche Angebote wahrzunehmen. Wir setzen uns in der Gesellschaft dafür ein, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unternehmerische Belange mit ihrem Privatleben in Einklang bringen können. Besonderes Augenmerk gilt dabei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
WESENTLICHE FINANZIELLE BETEILIGUNGEN
Als wesentliche finanzielle Beteiligung gilt jede direkte oder indirekte wirtschaftliche Beteiligung in Höhe von mehr als 1 % an einer Gesellschaft. Eine wesentliche finanzielle Beteiligung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters an einem Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten unserer Gesellschaft oder an einem sonstigen Unternehmen, mit dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit für unsere Gesellschaft in Kontakt steht, ist der Führung unserer Gesellschaft umgehend mitzuteilen.
PARALLELE TÄTIGKEITEN FÜR WETTBEWERBER UND NEBENTÄTIGKEITEN
Jede unmittelbare oder mittelbare Tätigkeit eines Mitglieds unserer Gesellschaft für ein Unternehmen, das mit unserer Gesellschaft direkt oder indirekt im Wettbewerb steht, ist nicht gestattet. Im Ausnahmefall kann der zuständige Vorgesetzte mit Zustimmung der Führung der Gesellschaft eine solche Tätigkeit vor deren Aufnahme genehmigen. Als Mitglied der Gesellschaft ist es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht gestattet, Geschäftschancen, die sich für die Gesellschaft ergeben, zum eigenen oder zum Vorteil Dritter ausnutzen. Nebentätigkeit ist die Ausübung einer weiteren Tätigkeit, insbesondere als Vorstand oder Geschäftsführer, als Mitglied eines Aufsichts-, Verwaltungs- oder Beirats, als Arbeitnehmer oder in sonstiger Funktion (zum Beispiel als Berater) bei einem gesellschaftsfremden Unternehmen. Die Aufnahme einer Nebentätigkeit bei einem Kunden oder Lieferanten oder einem sonstigen Unternehmen, mit dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit für unsere Gesellschaft in Kontakt steht, ist, soweit nicht anderweitig gestattet, nur nach vorheriger Genehmigung durch die Geschäftsführung erlaubt. Die Aufnahme einer sonstigen Nebentätigkeit, die geeignet ist, die Arbeitsleistung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters nachteilig zu beeinflussen, ist nur nach vorheriger Abstimmung mit der Geschäftsführung gestattet. In allen anderen Fällen ist die Aufnahme einer Nebentätigkeit dem Arbeitgeber anzuzeigen.
EINHALTUNG DES VERHALTENSKODEX / BERICHTSWESENS ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält eine Ausfertigung des Verhaltenskodex. Auf diese Weise soll gefördert werden, dass der Kodex gelebte Gesellschaftswirklichkeit und damit Teil des Arbeitsalltags aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird. Insbesondere Führungskräfte sind aufgerufen, die Beachtung des Kodex aktiv zu fördern. Dazu gehört, dass sie sicherstellen, dass alle ihnen zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Verhaltenskodex kennen. Bei Fragen, die diesen Kodex und seine Regelungen betreffen, soll jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter zunächst eine Klärung mit seinem Vorgesetzten oder den zuständigen Fachabteilungen suchen.
INFORMATION DER EIGENTÜMERIN
Die Unternehmensführung wird der/n Eigentümerin/n jährlich und aus eigener Initiative über die Umsetzung des Verhaltenskodex informieren.
Herausgeber
Die Geschäftsführung der Schäfer Gruppe
Brückenstraße 4 - 6
49090 Osnabrück
Deutschland
Tel.: +49(0) 541/91056-0
E-Mail: info@schaefer-gruppe.eu
Internet: www.schaefer-gruppe.eu
Bei Verstößen gegen unseren Verhaltenskodex können Sie anonym oder mit Ihrem Namen eine Nachricht an das Gremium für Compliance der Schäfer Gruppe hinterlassen:
Alternativ können Sie auch einen Hinweis über das elektronische System der Firma Hopp + Flaig geben.